GOED IT-BELEID TILT UW BAKKERIJ NAAR HOGER NIVEAU

Software voor bakker wordt meer en meer maatwerk

Software toegespitst op de bakkerij is efficiënt, tijdbesparend en vereenvoudigt al uw taken. Aankoopadministratie en assortimentsbeheer verlopen vlotter, bestellingen worden correct verwerkt en facturen professioneel behandeld. Dankzij inzicht in de cijfers stuurt u de toekomstige verkoop. Automatisatie versoepelt de productie met automatische baklijsten, leveringsbonnen, verdeellijsten en recepturen. Een degelijk systeem houdt verder rekening met consumenteneisen en de wetgeving op het vlak van hygiëne, tracering en etikettering. Specifieke software is daarom een aanrader voor élke bakkerij, ongeacht de grootte.

EFFICIENTIE TROEF MET GEPERSONALISEERDE SOFTWARE

Verscheidene aanbieders leveren specifieke bakkerijsoftware, als compleet pakket of modulair uitbreidbaar, naargelang van de veranderende behoeften. Het volledige aanbod ondergaat constant vernieuwingen. Bakkerijsoftware vereenvoudigt uw taken, zorgt dat u efficiënter werkt en is tijdsbesparend door het combineren van de verschillende informatiestromen. Een compatibel eenvoudig te bedienen kassaregister, een van de belangrijkste informatiebronnen binnen een bakkersbedrijf, maakt de cirkel rond.

Aankoopadministratie staat centraal

De aankoopadministratie is vaak allesbepalend en vormt een onverbrekelijk geheel met verkoop, productie, klantenservice en -beheer. In de bakkerij is er volop ruimte voor uitermate gepersonaliseerde oplossingen. Zo wordt het systeem bijvoorbeeld zodanig geprogrammeerd dat er automatisch een bestelvoorstel uitgaat wanneer een minimale stockwaarde is bereikt.

Assortiment beheren

De database wordt centraal bestuurd: artikelen, diensten en artikelgroepen hoeven slechts eenmalig te worden ingevoerd en blijven constant beschikbaar. Zo voorkomt u veel dubbel werk. Per product houdt u o.a. de artikelcode, omschrijving, prijzen en promoties bij. Daarnaast is het mogelijk om items te koppelen aan een artikel- en assortimentsgroep. Kostprijzen berekenen, prijswijzigingen doorvoeren enz. gebeurt met één druk op de knop. Ook levering, gesorteerde en samengestelde producten krijgen een plaats. De vastgelegde artikelen gebruikt u in diverse toepassingen zoals prijslijsten, labels, schapkaarten en productspecificatiebladen, en u koppelt ze desgewenst aan verschillende toestellen zoals weegschalen of etiketteringsmachines.

Correcte bestellingen

Goed gekozen software combineert de ingave van toonbankverkopen met vaste bestellingen; het - dikwijls onduidelijke - bestelboek mag in de prullenmand. Het ingeven en opvolgen van winkelbestellingen gebeurt efficiënt, foutloos en op een gebruiksvriendelijke manier. Het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek worden elektronisch bewaard volgens de wettelijke voorschriften. Inzage in de juiste cijfers biedt de ondernemer de mogelijkheid om de toekomstige verkoop te sturen. Zo kan de historische verkoop leiden tot een geprojecteerde verkoop; vorig jaar verkocht u op deze datum zoveel stuks van een bepaald artikel. Speel daarop in en tracht bijvoorbeeld door middel van promoties uw record volgend jaar nog te verbeteren.

BELANGRIJKSTE EVOLUTIES IN DE BAKKERSWERELD

• Er is een algemene omslag van 'nattevingerwerk' naar exact meten en weten. Veel bakkers beseffen daarom dat een goed IT-beleid onmisbaar is.
• Daarbij is kassamanagement onontbeerlijk, waarin efficiëntie en respect voor de eindklant centraal staan.
• Om de bakkers te ontlasten, is één professionele partner aangewezen die helpt bij processen, voor software én kassasysteem, wat aparte contacten overbodig maakt.
• De laatste jaren is er een opwaartse trend van online bestellen, zowel door bedrijven aan de bakkerij (b2b) als door de consument (b2c).
• Investeren in een eigen webshop neemt de afgelopen maanden een enorme vlucht; het is veel interessanter dan afhankelijk te blijven van derden die in ruil voor het bezorgen een provisie op de omzet aanrekenen.

Vereenvoudigde facturatie

Een slim softwarepakket factureert alle leveringen volgens een vooraf ingestelde facturatieperiode in de klantenfiche. Bestellingen worden volgens de afspraak wekelijks, tweewekelijks, maandelijks gefactureerd, wat een enorme tijdwinst betekent. De software houdt rekening met de individuele prijsafspraken, leverings- en betalingscondities met elke klant afzonderlijk.

Automatische baklijsten, leveringsbonnen, verdeellijsten

Vanuit het kassasysteem, de eventuele webshop of onlinebestelportalen komen alle bestellingen samen. Op basis van deze bestelbonnen worden de productielijsten zoals baklijsten, snijlijsten, verdeelstaten, leverbonnen en dergelijke opgesteld en op de juiste printer afgedrukt.

Simpel receptenbeheer

Op basis van de baklijst rekent het systeem uit hoeveel grondstoffen en welke deegsoorten er nodig zijn voor de te leveren producten. De software houdt rekening met de voorradige stock, het aantal te maken batches ... Ook hier boekt u dus tijdwinst doordat u niet langer manueel hoeft te berekenen. De bakkersgast neemt gemakkelijk een recept over zonder belangrijke stappen over te slaan.

Tracering

De wet- en regelgeving op het gebied van etikettering en hygiëne wordt steeds complexer. Daarnaast willen steeds meer consumenten weten wat ze eten. Etikettering, productspecificaties en allergeneninformatie worden steeds prominenter. Grotere afnemers eisen bovendien een uitgebreide specificatie. Aangepaste software is behulpzaam bij het verlichten van de warenwettelijke lasten. Op een willekeurig tijdstip en in om het even welk stadium van de productie, verwerking en/of distributie zijn alle ingrediënten in twee richtingen terug te vinden en te volgen.

Daarmee krijgt u een volledig gesloten traject, van grondstof tot eindproduct. Bij de levering registreert u een barcode, die het hele traject meegaat. Geen ingewikkelde en tijdrovende manipulaties, zonder overbelasting van uw administratie: dé oplossing voor de autocontrolegids.

KLEINE VERSUS GROTE BAKKERIJ

Gelijklopende noden

De noden van de kleine zelfstandige, van bakkersbedrijven die leveren aan het derde kanaal of firma's met verschillende verkooppunten zijn vrijwel identiek. Uiteindelijk hebben ze stuk voor stuk baat bij een goed automatiseringssysteem, want de productie moet in alle gevallen vlot verlopen en op tijd klaar zijn. Hoe verder de automatisatie van het productieproces doorgedreven wordt, hoe minder arbeidsintensief en hoe lager de tijdsdruk. Grotere ondernemingen worden centraal geleid door het management, dat uitgebreide oplossingen ter beschikking stelt die aanpasbaar zijn per vestiging.

Schaalgrootte verwaarloosbaar

Verschillen in schaalgrootte zijn in principe verwaarloosbaar. Ook de lokale bakker laat tegenwoordig de technologie die oorspronkelijk is ontwikkeld voor de grotere spelers, voor zich werken. Alle administratieve taken zelf uitvoeren maakt uw bedrijf kwetsbaar wanneer u ineens forfait moet geven, wegens ziekte bijvoorbeeld. Daarom opteren ook kleinere bedrijven vaak voor de professionalisering van het bakkersbedrijf.