Minder inspanningen en meer resultaat dankzij software

efficientiestijging dankzij deze 6 ondersteuningen

Dagelijks de smaakpapillen triggeren door te experimenteren met nieuwe en unieke ingrediënten, de klant te allen tijde kunnen informeren over de grondstoffen en de allergenen én geen tijd verliezen aan de administratieve rompslomp; het lijkt een utopie. Niets is echter minder waar dankzij de troeven van efficiënte software: een compleet beeld van de bedrijfsvoering, minder kans op fouten, eenmalige vastlegging van bestellingen en direct bijwerken van productielijsten en facturen. Kortom, een investering die uw prioriteiten op een goede manier doet verleggen.

Belang van efficiEntie

Minder inspanningen, meer resultaat

De grootste troef van een ambachtelijk beroep is kwaliteit. Een combinatie van artisanale ambacht, uitstekende service en hygiëne van het hoogste niveau. Vaak staat de drang om steeds te innoveren en tijd te investeren in het maken van kwalitatieve producten echter in groot contrast met de noodzaak om dagelijks bezig te zijn met de administratieve rompslomp.

U kent het wel: welke facturen moeten de deur uit? Hoeveel bestellingen moeten morgen verwerkt worden? Welke prijsafspraken zijn er met de klanten? Welke allergenen bevat dat product?

Waar men vroeger uren bezig was met het opstellen van facturen en productielijsten, kan de schaarse tijd nu beter geïnvesteerd worden dankzij het gebruik van efficiënte software die alle onderdelen bevat om de bedrijfsprocessen te digitaliseren en te optimaliseren. Kortom, minder inspanningen, meer resultaat.

Vergaande ondersteuning

Wie denkt dat de software enkel ondersteuning biedt op vlak van boekhouden, ligt al enkele jaren achter op het scala aan mogelijkheden. De hedendaagse software gaat vele stappen verder: bestellingen verwerken tot lijsten, werkstaten, productielijsten, snijlijsten, leverbonnen, periodieke facturen, wettelijke productetiketten, integratie met kassasystemen … De automatisering is een godsgeschenk.

6 ondersteuningen van software

1. Bestellingen vastleggen

Overzichtelijk en eenvoudig bestellingen vastleggen, het is wel degelijk mogelijk. Software die vandaag op de markt is, maakt het mogelijk om alle bestellingen – gaande van een eenmalige klant tot vaste bestellingen, wat online wordt besteld en orders in het kassasysteem – te verwerken tot productielijsten. Zo moet u niet dagelijks opnieuw de bestelde producten ingeven, maar kunnen deze worden vastgelegd op basis van bestelling van vorige week of een vaste bestelling. Zowel bestellingen op korte termijn als in de toekomst kunnen eenvoudig en overzichtelijk ingegeven worden. De mogelijkheid is zelfs aanwezig om per klant en per dag een bestelformulier op te maken zodat de klant zijn bestellingen kan doorgegeven op de manier die hij zelf verkiest.

2. Betrouwbaar kassasysteem

Een van de belangrijkste informatiebronnen is het kassasysteem. Een betrouwbaar systeem is dan ook cruciaal, aangezien het elke verkooptransactie registreert. Dankzij de softwaremogelijkheden krijgt u in enkele klikken een antwoord op vragen als: ‘wanneer werd de laatste pistolet verkocht', ‘wat is mijn omzet aan witbrood’, 'wanneer werd de laatste braadworst verkocht' of 'wat is mijn omzet aan tonijnsalade'?

Dankzij de integratie met de kassa kunt u met enkele handelingen artikelen, omzetgroepen, klanten en andere informatie versturen naar uw kassa. Op deze manier is uw kassa snel voorzien van actuele prijzen.

3. Eenvoudige facturatie

Facturatie kan een taak zijn die men liever kwijt dan rijk is. Al zorgen een professioneel ogende factuur en goede betalings- en leveringsvoorwaarden al gauw voor veel profijt. De Compad Software is een van de mogelijkheden die een antwoord kan bieden op vragen als: welke facturen zijn nog niet in orde en welke debiteur moet nog worden gefactureerd? De factuuradministratie is altijd up-to-date en er zijn geen verwerkingsverslagen nodig om een volledig accuraat overzicht te bieden van de facturen. Dergelijke software zorgt niet alleen voor een enorme tijdsbesparing, maar brengt ook het ondernemen naar een veel hoger niveau. Professionele facturen die direct vanuit de software kunnen gemaild worden, leveren een kostenbesparing op en geven de kans om inzage te krijgen in de juiste cijfers.

4. Allergenenkennis delen

Tegenwoordig wordt er veel belang gehecht aan de allergenenwetgeving – we durven zelfs stellen dat het nog nooit zo belangrijk was. Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen kijkt er dan ook streng op toe dat de wetgeving rond hygiëne, voedselveiligheid en allergenen wordt gevolgd. Zowel klanten als leveranciers zijn graag op de hoogte van de allergenen en voedingswaarden in producten. Quality Guard is een van de applicatieaanbieders die voor de juiste allergeneninformatie zorgt en die een helpende hand biedt. Doordat de grondstoffen automatisch in een overzichtelijk systeem worden geplaatst, kunnen allergenenfiches opgesteld worden. Die fiches bevatten – naast de belangrijke informatie over de allergenen – ook alle ingrediënten, voedingswaarden en bewaarvoorschriften van de eigen recepten. Op basis van de recepten berekent de applicatie van Quality Guard de allergenen en voedingswaarden van het product. Dankzij de zoekfunctie in de applicatie kan een klant onmiddellijk informatie verkrijgen over de gebruikte allergenen en een product zoeken die past bij zijn/haar voedingsintolerantie.

5. Hygiëne garanderen

Dat hygiëne in de voedingsindustrie steeds prioritair moet zijn, zal niet menig man verbazen. Ook om aan deze eisen te voldoen, zijn er reeds diverse tools die als hulpmiddel kunnen dienen. Zoals de autocontroleapplicatie van Quality Guard, die onder meer de temperatuur in de diepvries en koelkast registreert en een melding stuurt via e-mail of sms als de optimale waarden worden verstoord. Of een persoonlijk reinigingsplan, gekoppeld aan elke werknemer. Zo weet iedereen wat van hem of haar wordt verwacht. Een wekelijk rapport met analyse van de takenlijst biedt daarbij een overzicht.

6. Online webshops

In het huidige digitale tijdperk is een webshop met onlinemogelijkheden onmisbaar. De creatieve mogelijkheden vliegen in het rond, gaande van de introductie van een drive-in tot thuisleveringen met de bakfiets. Veel van deze ideeën vragen om een onlinebasis. Steeds meerbedrijven lanceren dan ook een eigen webshop, maar vaak wordt over het hoofd gezien dat het verleiden van de bezoeker meer is dan alleen een goed functionerende webshop. Het oog van de klant wilt namelijk ook wat, waardoor het belangrijk is dat de webshop zichtbaar en vindbaar is, geoptimaliseerd is voor de doelgroep of de regio én een opmerkelijke huisstijl heeft. Om aan deze hoge eisen te voldoen, heeft Compad Software de Compad Studio opgericht, een team van grafische vormgevers en onlinemarketingspecialisten die van elke webshop een ontwerp maken die aansluit bij de huisstijl.

software leren gebruiken

Hoe de software geïntegreerd wordt, verschilt van leverancier tot leverancier. In de meeste gevallen vindt de implementatie plaats op de werkvloer zelf. De software wordt geïnstalleerd en de klant krijgt de nodige uitleg over het vastleggen van het artikelassortiment, het ingeven van klanten, het invoeren van bestellingen, het maken van productieplanning ... Zodra het volledige gebruik onder de knie is en de software geïntegreerd is, wordt overgegaan naar de laatste fase: het afdrukken en versturen van facturen. Dergelijke opleidingen duren gemiddeld zes tot acht uur en worden verdeeld over meerdere sessies op verschillende dagen. Het streefdoel is steeds loepzuiver: de software binnen de twee weken operationeel laten functioneren en de gebruiker extra tijd geven om zorgeloos nieuwe kwaliteitsvolle producten te maken, zonder te veel tijd te verliezen aan administratie.

En daar stopt het niet …

Deze opties zijn slechts een handgreep uit het aanbod, want de mogelijkheden gaan nog vele stappen verder: van technologisch geavanceerde tabletkassa’s die mobiele functionaliteiten mogelijk maken tot het bestrijden van ongedierte dankzij applicaties … De opties zijn er.