8 courante problemen oplossen met elektronisch kassasysteem

Tijdbesparing en optimaal voorraadbeheer zijn grote troeven

Kassa's in de kleinhandel zijn dikwijls gebaseerd op horecasystemen, vaak onvoldoende toegespitst op de sector. Een goed elektronisch kassasysteem evolueert mee door samenwerking met leveranciers, Bancontact, Payconiq, cashbetaalautomaten en aanbieders van telefoonkaarten of giftcards. Daarnaast verandert de regelgeving op tabaksverkoop en sportweddenschappen constant, met strengere normen en controles als gevolg. Al deze snel ontwikkelende noden implementeren in het kassasysteem én prioritair service verlenen vergt een continue inzet van de IT-leverancier. 

Bijzondere functionaliteiten

De tabaks- en dagbladhandel heeft een veel grotere behoefte aan zeer specifieke en snel aanpasbare systemen dan om het even welke andere zaak. Het productassortiment is erg breed, en daarnaast biedt u ook diensten aan (postpunt, droogkuis, pakketten, geld overmaken) en gedematerialiseerde producten waaronder telefoon- en cadeaukaarten. Dit vertaalt zich in specifieke functionaliteiten met regelmatige automatische updates.

Een elektronische kassa is dan een goede investering en is ideaal voor het meten en controleren van alle activiteiten. Hoewel de jongere generatie gewend is met IT-tools te werken en constant 'connected' te zijn, is nog niet elke winkel uitgerust met een kassapakket dat werkelijk meedenkt en zeker in deze sector veel toegevoegde waarde biedt. Dankzij een nauwe samenwerking met onder meer vertegenwoordigers van de federaties en allerhande leveranciers, geven de ontwikkelaars een antwoord op de meest voorkomende problemen.

1. Algemeen artikelbeheer

Hoofdzaak in de specifieke niche van de dagbladhandel is het artikelbeheer. De winkel opent zeer vroeg. Om direct te kunnen verkopen, moeten de artikelen al in het kassasysteem zijn opgenomen.. Het gaat om erg uiteenlopende referenties: producten waarvan soms wekelijks de prijs wijzigt, pas binnengekomen nieuwe goederen, artikels die in de zaak geprijsd worden ... Met een passend systeem vermijdt u tekorten of te grote voorraden; sommige doen met behulp van AI zelfs een voorstel voor bestellingen op basis van de stock en de vraag. Ook statistieken en historiek zijn factoren waarmee de handelaar dagelijks wordt  geconfronteerd. Leveranciers van systemen vertalen al deze vereisten naar het kassasysteem toe en spelen kort op de bal.

2. Koppeling met derde partijen

Enerzijds is er de leverancier van het kassasysteem en de winkel, maar daartussen spelen veel externe bedrijven. Het brede assortiment brengt heel wat codeerwerk met zich mee. Om tijd te besparen, worden de gegevens digitaal uitgewisseld. Het risico op verkeerd beheer van data neemt toe en vereist continue ondersteuning. Een slim kassasysteem voert de leveringen rechtstreeks in van de belangrijkste groothandels zoals Ameel, AMP, Conway, Fixmer, Tondeur, Trendy Foods, Volckaert ... De gebruiker hoeft deze producten dan niet zelf aan te maken of voorraad in te voeren. Dit gebeurt automatisch.

Verder zijn de aanbieders van elektronische betaalmiddelen (Bancontact, Payconiq ...) geïntegreerd, is het mogelijk om telefoonkaarten en giftcards te printen, en zorgt het systeem voor de soepele koppeling met boekhoudpakketten voor facturatie en dergelijke. Bovenstaande zaken zijn niet voorzien in een mainstream kassa.

3. Inscannen nieuwe producten

Naast de automatische toevoer van producten door leveranciers, bestaat de mogelijkheid om een nieuw product te creëren door het simpelweg te scannen. Zo beschikt een speler over een database van bijna 7 miljoen artikelen om het coderen van producten te vergemakkelijken. Dit proces kost de gebruiker dus slechts enkele seconden.

4. Tabaksprijzen nauwlettend volgen  

Door middel van automatische codering beheert het systeem de verkoopprijzen van tabak en biedt het, indien nodig, de mogelijkheid om de gescande prijs van het product te controleren om te voorkomen dat het tegen de verkeerde prijs wordt verkocht.

5. Controle vervaldata

Maar al te vaak worden producten weggegooid omdat ze niet meer geschikt zijn voor consumptie. Bij een e-kassa kunt u bij het invoeren van de producten een vervaldatum ingeven. Sommige leveranciers sturen die vervaldatum rechtstreeks mee. Enkele dagen voor de vervaldag wordt de handelaar gewaarschuwd, zodat hij/zij de nodige beslissingen kan treffen omtrent deze producten.

6. Meer omzet uit lottospeelpotten

De digitalisering van lottospeelpotten ontbreekt in veel krantenwinkels. De uitbaters beseffen onvoldoende het belang van deze toepassingen en missen daardoor vaak omzet. Bovendien zorgen deze extra's voor meer loyaliteit; ze maken van een toevallige passant een terugkerende klant. Een op maat uitgewerkt lottospeelpotsysteem is ondertussen een onmisbaar gegeven. Anders wordt de speelpot een administratief kluwen dat voor problemen en frustratie zorgt.

7. Betere klantenbinding

Klantenbinding staat centraal en uw kassasysteem is daarbij een prima hulp. Dit geeft zonder bijkomende inspanning uw zaak een boost door middel van ingebouwde narrowcasting om doelgericht te communiceren met uw publiek, aangepaste reclame (op een tweede scherm aan de zijde van de klant), promoties op artikelniveau (bijvoorbeeld een gratis Twix bij aankoop van minimum 20 euro op andere voeding) en modulaire klantenkaarten die getrouwheid stimuleren.   

8. Optimale veiligheid

Naast de verkoop wordt de kassa voor andere verrichtingen gebruikt: om gegevens te versturen, documenten te raadplegen, e-mails te lezen, informatie op te zoeken, te communiceren op sociale netwerken. De kassa draait de hele dag en is permanent verbonden met het internet. Een up-to-date beveiliging tegen virussen, malware, phishing, enz. is dus cruciaal en moet vooral zeer regelmatig worden gecontroleerd en bijgewerkt.

Kies de juiste oplossing

Er zijn pakketten verkrijgbaar met of zonder hardware en een zelf te bepalen aantal licenties. Alle merken en modellen van kassa's en randapparatuur hebben eigen kenmerken, een uniek communicatieprotocol, enz. Daarom moeten de verschillende componenten compatibel zijn. De kassa is het centrale element: deze communiceert met de randapparatuur (scanner, bancontact, muntproever, weegschaal ...), leveranciers, klanten, en beheert producten en diensten. Training en ondersteuning zijn daarbij essentieel.

Verder is het belangrijk om te kunnen vertrouwen op het ondersteuningsteam, dat mogelijke problemen onmiddellijk tracht op te lossen, op afstand of ter plaatse. Ook als het internet uitvalt, moet het kassasysteem blijven werken.  

Razendsnelle evolutie

De laatste jaren zijn de mogelijkheden uitgebreid. De integratie van Payconiq was een goede ontwikkeling. Zo scant de eindklant gewoon een QR-code op het klantenscherm. Sommige spelers zijn reeds klaar voor de opkomst van QR-productcodes en de verdwijning van de EAN-streepjescodes in 2027. Ondertussen wordt ook AI op verschillende manieren toegepast, bijvoorbeeld door middel van intelligent orderbeheer. Het systeem herkent barcodes en voegt automatisch onbekende barcodes toe wanneer die nog niet in de artikeldatabase aanwezig zijn.

Ook reservekopies van het kassabestand worden opgeslagen in de cloud zodat bij uitval dezelfde dag een nieuw systeem kan worden geplaatst bij de klant, met zijn eigen gegevens.

De mogelijkheden van AI worden nauwlettend in de gaten gehouden. Op dit moment zijn de oplossingen en de wettelijke situatie nog niet gestructureerd. De situatie zou zich de komende maanden normaliseren; alles gaat erg snel. Verder zijn interfaces met randapparatuur en externe leveranciers in ontwikkeling. Deze inspanning is zelden zichtbaar voor gebruikers en vertegenwoordigt een grote investering.

Met medewerking van Distrishop, Slytio en Vertico