Résoudre 8 problèmes courants avec un système de caisse électronique

Le gain de temps et la gestion optimale des stocks constituent des avantages majeurs

Dans le commerce de détail, les systèmes de caisse sont généralement basés sur ceux de l'horeca, lesquels sont souvent mal adaptés au secteur de la presse. Un bon système de caisse électronique évolue du fait de sa collaboration avec les fournisseurs, Bancontact, Payconiq, les distributeurs automatiques de billets et les fournisseurs de cartes téléphoniques ou de cartes-cadeaux. En outre, les réglementations relatives à la vente de tabac et aux paris sportifs changent constamment, entraînant des normes et des contrôles plus stricts. L'implémentation de tous ces besoins en évolution rapide dans le système de caisse et la fourniture d'un service prioritaire exigent un engagement continu de la part du fournisseur IT.

Fonctionnalités spéciales

Plus que n'importe quel autre établissement, le commerce du tabac et des journaux a besoin de systèmes très spécifiques et rapidement adaptables. La gamme de produits est très large, et vous proposez également des services (point poste, nettoyage à sec, colis, transfert d'argent) et des produits dématérialisés, notamment des cartes téléphoniques et des cartes-cadeaux. Cela se traduit par des fonctionnalités spécifiques avec des mises à jour automatiques régulières.

Une caisse électronique est alors un bon investissement et est idéale pour mesurer et contrôler toutes les activités. Bien que la jeune génération soit habituée à travailler avec des outils informatiques et à être connectée en permanence, tous les magasins ne sont pas encore équipés d'un logiciel de caisse qui participe réellement à leur réflexion et offre une grande valeur ajoutée, en particulier dans ce secteur. Grâce à une étroite collaboration avec les représentants des fédérations et de toutes sortes de fournisseurs, entre autres, les développeurs apportent des réponses aux problèmes les plus courants.

1. Gestion générale des articles

Dans la niche spécifique de la librairie, la gestion des articles est un enjeu majeur. Le magasin ouvre très tôt. Pour pouvoir vendre immédiatement, les articles doivent déjà être dans le système de caisse. Il s'agit de références très diverses: des produits dont le prix change parfois chaque semaine, de nouvelles marchandises qui viennent d'arriver, des articles dont le prix est fixé dans le magasin... Avec un système approprié, vous évitez les pénuries ou les surstocks; certains utilisent même l'IA pour suggérer des commandes en fonction du stock et de la demande. Les statistiques et l'historique sont également des facteurs auxquels le commerçant est confronté quotidiennement. Les fournisseurs de systèmes traduisent toutes ces exigences dans le système de caisse et sont très réactifs. 

2. Liens avec des tiers

D'un côté, il y a le fournisseur du système de caisse et le magasin, mais entre les deux, il y a de nombreuses entreprises externes. La vaste gamme de produits implique un important travail d'encodage. Pour gagner du temps, les données sont échangées sous forme numérique. Le risque d'une mauvaise gestion des données augmente et nécessite une assistance permanente. Un système de caisse intelligent introduit les livraisons directement à partir des principaux grossistes tels que Ameel, AMP, Conway, Fixmer, Tondeur, Trendy Foods, Volckaert... L'utilisateur ne doit donc pas créer ces produits ou entrer le stock lui-même. Cela se fait automatiquement.

En outre, les fournisseurs de moyens de paiement électroniques (Bancontact, Payconiq ...) sont intégrés, il est possible d'imprimer des cartes téléphoniques et des cartes-cadeaux, et le système assure une liaison aisée avec les logiciels de comptabilité pour la facturation et autres. Ces éléments ne sont pas prévus dans une caisse ordinaire.

3. Scannage de nouveaux produits

Outre l'apport automatique de produits par les fournisseurs, il est possible de créer un nouveau produit simplement en le scannant. Par exemple, un lecteur dispose d'une base de données de près de 7 millions d'articles pour faciliter l'encodage des produits. Ce processus ne prend donc que quelques secondes à l'utilisateur.

4. Suivre de près les prix du tabac

Grâce à l'encodage automatique, le système gère les prix de vente du tabac et, si nécessaire, offre la possibilité de vérifier le prix scanné du produit pour éviter de le vendre à un prix erroné.

5. Vérifier les dates de péremption

Trop souvent, des produits sont jetés parce qu'ils ne sont plus propres à la consommation. Avec une caisse électronique, vous pouvez introduire une date de péremption lors de la saisie des produits. Certains fournisseurs envoient cette date de péremption directement avec le produit. Quelques jours avant la date de péremption, le commerçant est alerté afin qu'il puisse prendre les décisions nécessaires concernant ces produits.

6. Plus de chiffre d'affaires avec les cagnottes de Lotto

La numérisation des cagnottes de Lotto fait défaut dans de nombreuses librairies. Les exploitants ne réalisent pas suffisamment l'importance de ces applications et passent donc souvent à côté d'un beau chiffre d'affaires. De plus, ces extras augmentent la fidélité. Ils transforment un passant occasionnel en un client fidèle. Par ailleurs, un système de cagnotte sur mesure est devenu indispensable. Dans le cas contraire, la cagnotte devient un casse-tête administratif qui est source de problèmes et de frustration.

7. Une meilleure fidélisation de la clientèle

La fidélisation de la clientèle est essentielle et votre système de caisse enregistreuse est d'une aide précieuse. Sans aucun effort supplémentaire, il stimulera votre activité grâce à la diffusion étroite intégrée pour communiquer avec votre public de manière ciblée, à la publicité personnalisée (sur un deuxième écran à côté du client), aux promotions par article (par exemple, un Twix gratuit pour un achat minimum de 20 euros sur d'autres produits alimentaires) et aux cartes de fidélité modulables qui encouragent la fidélité.

8. Une sécurité optimale

Outre les ventes, la caisse est utilisée pour d'autres opérations: envoi de données, consultation de documents, lecture d'e-mails, recherche d'informations, communication sur les réseaux sociaux. La caisse fonctionne toute la journée et est connectée en permanence à internet. Une sécurité à jour contre les virus, les logiciels malveillants, le phishing, etc. est donc cruciale. Il convient surtout de la vérifier et de la mettre à jour très régulièrement.

Choisir la bonne solution

Il y a des packs disponibles avec ou sans matériel et un nombre de licences déterminé par l'utilisateur. Toutes les marques et tous les modèles de caisses et de périphériques ont leurs propres caractéristiques, un protocole de communication unique, etc. Les différents composants doivent donc être compatibles. La caisse est l'élément central: elle communique avec les périphériques (scanner, bancontact, monnayeur automatique, balance...), les fournisseurs, les clients, et gère les produits et services. La formation et l'assistance sont essentielles à cet égard.

En outre, il est important de pouvoir compter sur l'équipe d'assistance, qui s'efforce de résoudre immédiatement les problèmes potentiels, à distance ou sur place. Même si internet tombe en panne, le système de caisse doit continuer à fonctionner.

Une évolution rapide

Les options se sont multipliées ces dernières années. L'intégration de Payconiq a été une bonne chose. Par exemple, le client final scanne simplement un code QR sur l'écran du client. Certains acteurs sont déjà prêts à faire face à l'essor des codes produits QR et à la disparition des codes-barres EAN en 2027. Entre-temps, l'IA est appliquée de diverses manières, par exemple pour la gestion intelligente des commandes. Le système reconnaît les codes-barres et ajoute automatiquement les codes-barres inconnus s'ils ne sont pas déjà présents dans la base de données des articles.

Des copies de sauvegarde du fichier de caisse sont également stockées dans le cloud, de sorte qu'en cas de défaillance, il est possible d'installer un nouveau système chez le client le jour même, avec ses propres données.

Les capacités de l'IA sont suivies de près. À l'heure actuelle, les solutions et la situation juridique ne sont pas encore structurées. La situation devrait se normaliser dans les mois à venir. Tout va très vite. Par ailleurs, les interfaces avec les périphériques et les fournisseurs externes sont en cours de développement. Cet effort est rarement visible pour les utilisateurs et représente un investissement important.

En collaboration avec Distrishop, Slytio et Vertico