Snel evoluerende kassasystemen voldoen aan steeds meer eisen

Dagbladhandelaar ontzorgen is het hoofddoel

De perssector vereist een kassapakket met specifieke functionaliteiten voor een toegevoegde waarde. Een dergelijk systeem evoluereert in hoog tempo en vereist een naadloze integratie van diverse leveranciers, diensten en betaaloplossingen. Aandacht voor deze noden, een gegarandeerde veiligheid en optimale service vergen een constante inzet van de IT-leverancier. Recente ontwikkelingen omvatten verbeteringen op alle vlakken. Conformiteit met Peppol is wellicht het belangrijkst.

Systemen spelen kort op de bal

Minder rompslomp

Het juiste kassasysteem vergemakkelijkt het werk en vermindert het aantal handelingen. Een gemiddelde winkelier heeft al taken genoeg, onder meer door de opmars van pakjesdiensten die een belangrijke plaats veroveren in de krantenwinkel. De belangrijkste pijlers van een innovatief kassasysteem zijn:

• Eenvoudig artikelbeheer, ook van producten waarvan soms wekelijks de prijs wijzigt, pas binnengekomen nieuwigheden, referenties die in de zaak geprijsd worden. U maakt snel nieuwe artikelen aan door de barcode te scannen, dankzij een uitgebreide database met tot 12 miljoen producten.
• Koppeling met de belangrijkste groothandelspartners van krantenwinkels zoals Ameel Candy World, Conway, Fixmer, Trendy Foods, Volkaert, enz. Een versterkte integratie van deze leveranciers garandeert een nog vlottere verwerking van catalogi en automatische bestellingen.
• Verbeterde AMP-import, inclusief aankoopprijzen en foto's van kranten en tijdschriften voor optimaal productbeheer en een aantrekkelijke presentatie.
• Beheer van lotto speelpotten, met automatische e-mail naar de klanten.
• Uitgebreide statistieken voor een duidelijk financieel overzicht.

Efficiënter en sneller

De dagbladhandel diversifiëreert en biedt noodgedwongen nieuwe producten en diensten aan in de hoop extra klanten aan te trekken. De koppeling met de kassa schept daarbij een kans tot optimalisatie. Vaak zijn er verscheidene oplossingen, elk met een eigen protocol.

Hoewel detailhandelaars steeds vaker investeren in deze geavanceerde systemen, is lang niet iedereen op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen. Leveranciers, betaalterminals en bijvoorbeeld kiosken voor sportweddenschappen zijn dikwijls onderling verbonden. Dergelijke partners integreren moderne technologieën, waardoor ook de kassaprocessen op hun beurt vlotter en efficiënter verlopen.

Correcte ondersteuning

IT-leveranciers ondersteunen de dagbladhandel op alle mogelijke manieren. Dikwijls is het systeem echt een oplossing op maat, waarbij ze openstaan voor uw input, voor nieuwe ideeën en ontwikkelingen. Uiteraard onderhouden de ontwerpers uitstekende contacten met de diverse federaties. Daarnaast zorgen ze voor de nodige support bij het gebruik van de software, op afstand of ter plaatse.

De opleiding gebeurt vaak in de winkel zelf. Er wordt geopteerd voor betrouwbare partners om u te helpen de beste keuze te maken qua prijs en kwaliteit. Soms is de installatie afhankelijk van het randmateriaal dat reeds in de winkel aanwezig is, om onnodige kosten te vermijden.

Uitdagingen het hoofd bieden

De afgelopen jaren en zelfs maanden is er heel wat geëvolueerd binnen de mogelijkheden van deze systemen die vandaag nog beter inspelen op de behoeften van pers- en krantenwinkels. De leveranciers hanteren uiteenlopende specialisaties en focussen elk op andere aspecten van de dienstverlening. De prioriteiten verschillen enigszins, maar elke specialist werkt voortdurend aan een nieuwere versie.

Er wordt echter altijd voorrang gegeven aan het voortzetten van de integratie van leveranciers. Uiteraard is de snelheid van het systeem ook van belang; het materiaal moet up-to-date zijn en de software moet ook tijdens piekuren betrouwbaar blijven.

Daarnaast worden de systemen toekomstgericht aangepast aan de verwachte evoluties. De volgende uitdaging voor ondernemers is de overstap naar digitale facturatie. Winkeliers moeten nadenken over welke oplossing het beste bij hen past, rekening houdend met hun boekhoudsoftware of facturatiepakket, het aantal te verwerken facturen per jaar,...

De systemen worden toekomstgericht aangepast aan de verwachte evoluties. De volgende uitdaging voor ondernemers is de overstap naar digitale facturatie

Recente evoluties binnen de systemen

Conform met Peppol

Dit jaar ligt de nadruk op Peppol, de e-facturatie van de overheid. Er heerst op dit moment nog wat paniek rondom deze nieuwe maatregel, want tegen 1 januari 2026 moet iedereen Peppol-ready zijn. 

Bij aanbieders van een systeem dat officieel access point is van Peppol, mogen klanten op beide oren slapen. Elke uitgaande factuur die het kassasysteem genereert, passeert het Peppol netwerk. Gebruikers krijgen een software update in hun IT-pakket en daarmee is de kous af. Ze merken niets van de nieuwe maatregel en kunnen zich gewoon verder bezighouden met hun kerntaken.

Voor kassasystemen zonder deze functie moeten ondernemers softwarepakketten zoals Billit of andere facturatieprogramma's gebruiken.

Veiliger dan ooit

Een nieuwe generatie krachtige kassasystemen op basis van Windows 11 werd geïntroduceerd. Oudere systemen draaien vaak nog op Windows 10, dat niet langer wordt ondersteund en daardoor kwetsbaar is voor beveiligingsrisico’s. Op de kassa van de krantenwinkel worden aanvullende toepassingen gebruikt, zoals bestellingsmodules, herlaadkaarten en e-mail. Bescherming tegen phishing, virussen en andere vormen van malware is dan ook essentieel.

De nadruk ligt vandaag meer dan ooit op netwerk- en internetsecurity. Transacties worden afdoende beveiligd, met een verhoogde bescherming tegen fraude en kassafouten, en een verbeterde opvolging van elektronische betalingen. Een betrouwbare IT-leverancier reviseert het volledige computernetwerk van de klant om zo een veilige en stabiele werkomgeving te waarborgen, zichtbaar aan de toonbank én achter de schermen.

Koppeling met sigarettenautomaat

Systemen spelen in op de veranderende noden van de sector. Als reactie op het displayverbod voor tabak zijn er bv. koppelingen met verdeelautomaten voor sigaretten. Winkeluitbaters selecteren hun rookwaren in de kassa, en de dispenser spuwt het juiste pakje uit. Zo hoeft de winkelier geen prijzige kasten te installeren om deze producten af te schermen. 

Doeltreffende mobiele modules

Met de verbeterde mobiele module kunnen gebruikers producten beheren, etiketten afdrukken, verkopen, bestellingen en leveringen verwerken en inventarissen uitvoeren, rechtstreeks via een smartphone of tablet. Daarnaast zijn er ook industriële, robuuste terminals die speciaal ontworpen zijn om deze nieuwe applicatie te ondersteunen.

Overgang naar GS1 QR-codes

Met de geplande uitfasering van EAN-codes tegen 2027 worden de kassa’s aangepast om de wereldwijd gestandaardiseerde GS1 QR-codes te herkennen en te verwerken. Deze codes bieden heel wat voordelen voor retailer en consument, zoals productinformatie rond ingrediënten, allergenen of herkomst.

Voor de persverkoper in het bijzonder zijn de voordelen onder meer een efficiënt voorraadbeheer, de retourverwerking van kranten en tijdschriften en een betere verkoopanalyse per titel en uitgave. Met behulp van deze QR-code kan een consument worden geïdentificeerd via een app op zijn smartphone. Bij gebruik van deze code kan hij bijvoorbeeld genieten van kortingen of getrouwheidspunten aan zijn saldo toevoegen. Dit kan ook helpen om meer klanten naar de krantenwinkel te trekken.

Met de geplande uitfasering van EAN-codes tegen 2027 worden de kassa’s aangepast om GS1 QR-codes te herkennen en te verwerken. Deze bieden heel wat voordelen, zoals productinformatie rond ingrediënten, allergenen en herkomst

Cloudoplossingen en AI

Het gebruik van de cloud is een manier om het onderhoud van servers uit te besteden en gebruik te maken van middelen die zijn aangepast aan de behoeften. Dit biedt garanties op beschikbaarheid.

De intrede van Artificiële Intelligentie moet worden beschouwd als een hulpmiddel voor creatie, dat specifieke vaardigheden vereist om het correct te gebruiken en de controle te behouden. Momenteel wordt het vooral op experimentele basis gebruikt, hoewel AI al wordt toegepast in de vorm van intelligent orderbeheer, bijvoorbeeld met een voorstel voor bestellingen op basis van de voorraad en de vraag.

Toekomstige evoluties

In de nabije toekomst wordt de automatische verwerking van fabrikantencoupons via HighCo-Data verwacht. Zo scannen en verwerken winkeliers kortingsbonnen van fabrikanten automatisch, wat het beheer en de terugbetaling vereenvoudigt. Daarnaast zijn er ook plannen voor een module voor geavanceerd promotiebeheer. Hiermee worden complexe promoties aangemaakt en geautomatiseerd (kortingen op volume, cross-selling-aanbiedingen, kortingen op specifieke categorieën, enz,...).

Met medewerking van Distrishop, Slytio en Vertico