DE SECTOR STAAT OP BELANGRIJK KRUISPUNT
“Meer samenwerkingsverbanden aangaan is wat deze branche nodig heeft"
Jean-Carlos Bollen, Carlo voor de vrienden, is gepokt en gemazeld in de sector van papeterie en kantoormateriaal. Met 45 jaar ervaring op de teller heeft hij al heel wat watertjes doorgesparteld. Na al die jaren in de sector gaat hij nu aan de slag als consultant voor kleine en grote ondernemingen in de kantoorvakbranche. “Als er geen kantoorartikelen zijn, zou de economie op apegapen liggen. We mogen dus gerust wat trotser zijn op wat we samen doen. Maar we moeten ook onder ogen zien dat we op een kruispunt staan. Welke weg slaan we met de sector in? Waar zien we onszelf staan binnen 5 jaar? Daar heb ik zo mijn ideeën over."
TONNEN ERVARING
U richtte onlangs uw eigen consultancybureau op, wat houdt dat in?
Jean-Carlos Bollen: “Met Conkuur wil ik ondernemers in deze sector assisteren om te groeien in een neergaande markt. Dat kan gaan van de detailhandel tot de fabrikant. Zolang er geen belangenvermenging is, wil ik mij engageren. Ik heb doorheen de jaren zowat alle aspecten van het bedrijfsleven gezien en wil die kennis nu heel graag ten dienste van de sector stellen.“
Waar is het voor jou allemaal gestart?
Bollen: “Ik was niet de allerijverigste student en op mijn 17e begon ik te werken. Het paradoxale daaraan is dat ik sindsdien niet gestopt ben met studeren. Op mijn eigen autodidactische manier. Ik deed stage bij Beltelefoon en ik stond in voor het verdelen van het kantoormateriaal. Er werkten 8.000 bedienden en in die tijd waren papier en balpen belangrijke werkinstrumenten. Op 1 oktober 1977 begon ik bij Schoeters NV, waar ik alles van 0 heb helpen opbouwen. Het bedrijf barstte uit zijn voegen, waardoor we tot twee keer toe op relatief korte termijn moesten verhuizen naar een groter pand."
Waarin waren jullie beter dan de concurrenten?
Bollen: “Service. In die tijd moesten kantoormedewerkers zelf de inkopen gaan doen. In die tijdsgeest waren dat enorme massa's. Ons bedrijfsmodel was uniek: we gingen naar de klant om de bestelling op te nemen en we leverden die een tweetal dagen later. Dat was revolutionair. Ik ben 14 jaar vertegenwoordiger geweest en bestellingen voor klanten opgenomen en geen enkele keer kreeg ik de vraag: “wat gaat dit kosten?" Prijs was van ondergeschikt belang, de service primeerde. Het ging zelfs zover dat we het volle vertrouwen kregen van de klant. Niet zij maakten een inventaris op, maar lieten dat over aan ons. We wisten beter wat de klant nodig had dan de klant zelf. In de 19 jaar tijd dat ik er heb gewerkt, groeide het personeelsbestand gestaag."
Na 19 jaar achtte u het moment gekomen om andere oorden op te zoeken?
Bollen: “Ik had alle facetten van het bedrijf gezien en gedaan, van magazijnier, aankoper, marketing tot klantendienst en van verkoper tot salesmanager. Daar pluk ik vandaag nog altijd de vruchten van. Ik maakte toen de overstap naar Samko, een bedrijf dat later werd overgenomen door het Nederlandse Ahrend, wat later door Lyreco werd gekocht. Bij Samko vond ik een uitdaging die mij ontzettend goed ligt: aankoop. De hoeksteen van elke organisatie. De dynamiek van het zoeken naar een win-winsituatie voor uw bedrijf en de leverancier is een heerlijk spel om te spelen. In Nederland stonden ze er toen veel verder in dan in België, al is dat ondertussen bijgebeend."
AANKOOP ALS HOEKSTEEN VAN EEN ORGANISATIE
Hoe ben je verliefd geworden op het spel van aankopen?
Bollen: “De Nederlanders Arjan van Weele en Frank Rozemeijer zijn de goeroes van het aankoopbeleid. Zij hebben een groot aandeel in het erkende Nevi-diploma, een diploma waarmee je aantoont dat je de aankoopkunst ten volle beheert. Om dat diploma te kunnen behalen, moest ik 2 jaar lang, 2 avonden in de week, naar Eindhoven, maar dat was het mij wel waard. Met het aankoopbeleid hadden we namelijk een enorme invloed op het bedrijfsresultaat, dus die aandacht voor dat beleid leverde ook meteen resultaten op. Om een degelijke aankoper te zijn, heb je een paar essentiële tools nodig. Kennis van de markt helpt al heel wat. Tel daarbij je inkoopkunde en lardeer dat met veranderbereidheid en je hebt al 50% van je toolbox op orde. Het belangrijkste blijft wel volume. Samenwerken met partners en dus onze volumes samenvoegen deed de rest."
"Samen nadenken over hoe deze markt evolueert en hoe we daarop kunnen anticiperen zal ons alleen maar sterken. We moeten voorlopen en niet achter de feiten aanhollen"
Dwing je als aankoper de leverancier om tot het uiterste te gaan?
Bollen: “Ik ben altijd van oordeel dat je iedereen in zijn waarde moet laten. Een leverancier helemaal op de knieën dwingen is ook voor een aankoper niet interessant. Als je hem verlies laat maken, neem je het risico dat hij failliet gaat, en ben jij een goede leverancier kwijt. Correct en ethisch handelen is de troef van de aankoper. Je leveranciers zijn belangrijke zakenpartners en zeker geen uit te buiten partij. Maar je blijft als aankoper wel scherp en gericht op resultaat."
Is een doorgedreven aankoopbeleid reeds ingeburgerd in onze sector?
Bollen: “In de kantoorvakbranche in België staat het aankoopbeleid niet bovenaan op het lijstje met prioriteiten. In mijn opinie kunnen we veel beter inkopen en moeten we samenwerken. Om volume te combineren, heb je een betrouwbare intermediair nodig die de nodige discretie toepast en vertrouwelijkheid aan de dag legt wanneer gegevens worden uitgewisseld. Soms denken we vanuit ons standpunt dat we reeds goed aankopen en hebben we schrik gegevens te delen omdat we ervan uitgaan dat onze condities beter zijn. Naïef dat te denken zonder de vergelijking te maken, is het niet?"
SAMENWERKEN IS KEY
Door samenwerkingsverbanden zal de markt naar een hoger niveau worden getild?
Bollen: “Ik ben daarvan overtuigd. Het bevordert niet alleen het inkoopresultaat, maar ook de volledige branche. Samen nadenken over hoe deze markt evolueert en hoe we daarop kunnen anticiperen, zal ons alleen maar sterken. We moeten voorlopen en niet achter de feiten aanhollen."
Hoe vertaalt dat idee zich in de praktijk?
Bollen: “Ik wil een initiatief op poten zetten om fabrikanten en distributeurs samen te zetten en na te denken over de branche. Hoe je het ook draait of keert, de branche gaat in een bepaalde richting. Er wordt minder en minder papier gebruikt, we digitaliseren steeds verder. Om maar een voorbeeld te geven. LAAS, Light As A Service, is een concept dat lichtfabrikanten op poten hebben gezet. Merken als Philips leveren geen lampen meer, die leveren de dienst 'licht'. Zij factureren 'licht'. Dat zorgt ervoor dat je als fabrikant een heel ander product op de markt gaat brengen. Ik vraag mij af of een soortgelijk concept ook op poten gezet kan worden in onze sector."
"Lokale handel zal boven water komen door voornamelijk in te spelen op een goede service en een goed gevoel bij de klant. Heus niet iedereen kijkt enkel en alleen naar de prijs"
Wat is de reactie van de markt?
Bollen: “Omdat kantoorartikelen gebruiksartikelen zijn, denkt onze branche dat het Philips voorbeeld niet opgaat voor ons. Het is ook maar een voorbeeld. Laten we samen wat anders bedenken. Een abonnement in een flexwerkplek bijvoorbeeld. Ik wil daar dus een brainstorm over opzetten met de vraag hoe we deze branche bij de hand kunnen nemen om dat soort paden te bewandelen."
Wat met de eindconsument in dit verhaal?
Bollen: “Ook de consument is zoekende. De bereidheid om mee na te denken is er zeker. Ik heb in de jaren 80 het kastensysteem (de fourniturist vult een kast en factureert wat er verbruikt is, nvdr) bedacht en in de markt gezet. Verschillende bedrijven in onze sector leveren nu nog steeds die service. Als je voor iedereen een win kan creëren, en dat kan volgens mij, voegt dat waarde toe en wordt de prijs minder belangrijk. Is er een alternatief? Wachten tot de bestelbon vanzelf op de mat valt? Die tijden zijn definitief voorbij. Leve de dynamische kantoorvakhandel die nieuwe en frisse ideeën uitwerkt, test en in de markt zet."
Heeft een groothandel dan nog een toegevoegde waarde?
Bollen: “Die kunnen zeker nog een toegevoegde waarde brengen en ik wil daar mee over nadenken. Je ziet in de praktijk dat als de groothandel alle marketing voor de dealers doet dat je een minder dynamische markt krijgt. Wat mij betreft, zouden groothandels twee dingen perfect moeten doen. Long tail en lean logistiek. Win voor de groothandel, win voor de dealer, win voor de fabrikant en win voor de consument."
De duim staat voor een scherp inkoopbeleid en dus ook voor samenwerking.
De wijsvinger staat voor visie. Waar staan we binnen x-aantal jaar? Wat is onze toegevoegde waarde?
De middelvinger zorgt voor balans en daarbij speelt kaizen, een oosterse filosofie, een belangrijke rol. Kaizen is vrij geïnterpreteerd: iets afbreken om iets beter te maken. Het betrekt iedereen in jouw organisatie om het bedrijf beter te maken. Bij elke tak van jouw bedrijfsvoering moet je jou afvragen of het toegevoegde waarde creëert, alle aspecten die dat niet doen, moet je minimaliseren. Een kaizenfilosofie houdt in dat je enkele mensen uit verschillende takken van je organisatie samenbrengt en laat brainstormen over een probleem. Na x-aantal tijd komen die mensen met oplossingen en worden die gevalideerd door alle mensen binnen het bedrijf. Omdat iedereen wordt betrokken en zich achter eenzelfde idee kan scharen, geeft dat een enorme boost aan de bedrijfscultuur. Het is noodzakelijk om een kaizensessie goed te begeleiden.
De ringvinger is het symbool van trouw, vooral trouw van en aan werknemers. Personeel dat ambassadeur is voor het bedrijf, is van onschatbare waarde. Dat bekom je door wederzijds respect, vertrouwen te geven en openlijk te communiceren. Een gezonde bedrijfscultuur is bijzonder belangrijk.
De pink staat voor verkoop. Jean-Carlos vindt dat we de klant veel beter kunnen bedienen. Uit onderzoek blijkt dat 92% van alle aankopen op het gevoel gebeurt. Slechts 8% beslist louter rationeel. “Laat die 8% toch lekker bij je concurrent kopen”, luidt Jean-Carlos’ advies.
KANSEN EN GEVAREN
Wat is de grootste dreiging voor de sector?
Bollen: “Dreiging is een groot woord. De grote e-commercespelers als bol.com zijn onze voornaamste concurrenten. Alibaba is aan het bouwen in Luik en ook Amazon komt onze richting uit. We kunnen steen en been klagen dat zij er zijn, maar we kunnen er ook mee aan de slag en zelf andere richtingen inslaan. Lokale handel zal boven water komen door voornamelijk in te spelen op een goede service en een goed gevoel bij de klant. Heus niet iedereen kijkt enkel en alleen naar de prijs. E-commerce heeft dit succes vanwege de snelheid, het brede assortiment en bestelgemak. Maak het voor jouw klant elke dag gemakkelijker om bij jou te bestellen. En uiteraard doe je dat ook via je webshop."
Krijgen lokale handelaars dan niet te lijden onder de druk van de internationale spelers?
Bollen: “Ik geloof dat de lokale speler de branche gaat dragen in de toekomst. De grote spelers blijven zitten met de grote contracten waarop ze geen marge maken. Daar gaan ze op een bepaald moment van afstappen. Dan komt er een moment dat de overheid en grote bedrijven op de knieën zitten om iemand te vinden die hen kan voorzien van kantoormateriaal. Dan komen ze uit bij lokale spelers."
Je was initiatiefnemer voor het Responsible Office-project van Bosta, is dat iets wat je mee wil nemen bij Conkuur?
Bollen: “Duurzaamheid draag ik heel hoog in het vaandel. Ik blijf lobbyen bij de overheden om over de brug te komen met echte investeringen in circulair inkopen. De Europese overheid zal ook daar een grotere rol beginnen spelen. Zij willen op termijn duurzaamheid laten doorwegen in de openbare aanbestedingen en ook de aanbestedingen kmo-vriendelijker maken. Fabrikanten zullen gedwongen worden om in te zetten op duurzame producten. Straks is het standaardproduct duurzaam en circulair. Waar wachten we nog op? Laten we ook hier proactief zijn en een voortrekkersrol nemen, dan wordt het meer waarschijnlijk dat deze branche een schitterende toekomst tegemoet gaat."
