MODERNE KASSA(WEEGSCHAAL): WIN TIJD EN KRIJG MEER INZICHT

Welke parameters zijn doorslaggevend?

Om tal van redenen kunt u de aankoop van een nieuw kassasysteem overwegen. Misschien is uw oude systeem wel gewoon aan vervanging toe, wegens een mechanisch defect. Of u vernieuwt uw winkel, breidt uw aantal verkooppunten in de zaak of het aantal filialen uit, kunt niet meer labelen volgens de wettelijke verplichtingen … Of u wilt eenvoudigweg de voordelen van een moderne kassa(-weegschaal) genieten. Wat houden deze voordelen precies in, en hoeveel kost een nieuw systeem?

GEKOPPELD SYSTEEM IS MUST

Zo’n kassasysteem met gekoppelde of geïntegreerde weegschaal is immers een must voor elke delicatessenzaak of traiteur. Het laat namelijk toe om het gewicht van een product dat u per kiloprijs verkoopt steeds vlot (want automatisch) en correct (met weinig kans op fraude) te registreren in het kassasysteem. Tegelijk bieden moderne kassa(-weegschalen) nog tal van andere mogelijkheden, waarover zo meteen meer.

Wanneer investeren in nieuw kassasysteem?

Soms is uw kassasysteem gewoon aan vervanging toe, wegens een mechanisch defect. Maar er zijn ook andere redenen waarom u een nieuw systeem zou kopen. Bijvoorbeeld indien u uw winkel vernieuwt: daar hoort dikwijls een frissere designkassa(-weegschaal) bij. Of wanneer u de voordelen van een modern kassasysteem wilt genieten, zoals inzicht krijgen in de data van uw activiteit. Eventueel moet u ook veranderen omdat u niet meer volgens de wettelijke verplichtingen kunt labelen.

Verder is een nieuw kassasysteem mogelijk op zijn plaats wanneer u het aantal verkooppunten in uw winkel en/of uw aantal filialen uitbreidt. U monitort de winkel(s) dan immers dikwijls anders; ergens centraal vanaf afstand. Een moderne kassa(-weegschaal) maakt dat mogelijk, door het voordeel dat we zo meteen als eerste bespreken.

WELKE VOORDELEN?

Uitgebreide rapportering

Monitort u bijvoorbeeld meerdere filialen vanaf afstand, dan kan een moderne kassa(-weegschaal) u uitgebreid rapporteren over de verkoop van die verschillende filialen. Zo krijgt u bij de ene fabrikant onder meer inzicht in de verkoopcijfers van alle producten en productgroepen per filiaal. Bij de andere leverancier ziet u de totale omzet, omzet per artikel; een overzicht per dag, week en maand op winkel- en PLU-niveau, of per uur, bediende, taks en betaalmiddel. Een van de bedrijven heeft in hun ERP/Backoffice ook een rubriek statistiek waarin allerhande metingen mogelijk zijn.

Meer info op het label

Een modern kassasysteem kan ook gegevens over de ingrediënten, allergenen en voedingswaarde van een product afdrukken op etiketten, indien u daartoe wettelijk verplicht bent. Die data zijn dan gekoppeld aan de PLU-code van het artikel. De optie is zeker relevant wanneer u uw kassa(-weegschaal) ook gebruikt voor kant-en-klare maaltijden. Zo heeft uw klant altijd inzicht in de ingrediënten, allergenen en voedingswaarde daarvan.

Koppeling aan elektronische etiketten

Gebruikt ook u al elektronische prijsetiketten? Indien gewenst kunt u het kassaweegschaalsysteem van meerdere gesproken leverancier daaraan koppelen. Op die manier wordt overal in uw winkel steeds de laatste, juiste prijs geafficheerd. De weegschaal van het systeem stuurt daarbij de etiketten aan: past u de prijzen via de weegschaal aan, dan volgen die overal in de zaak.

Alle moderne betalingsmogelijkheden

Verder zijn in een modern kassasysteem (al dan niet met weegschaal) alle moderne betalingsmogelijkheden geïntegreerd, zoals ook contactloos betalen. Het is namelijk belangrijk dat u uw klant laat afrekenen met zijn favoriete betaalmethode. Bij een van de bedrijven kan men de Payconiq transactie QR-code naar een klantendisplay sturen zodat de klanten met hun gsm direct via Payconiq kunnen betalen zonder het bedrag zelf te moeten ingeven.

Intuïtieve aanraakschermen

Een van de gesproken merken wijst erop dat de grafische interface van het aanraakscherm van zijn kassaweegschaal overzichtelijk ineensteekt, met knoppen zoals die van een ‘smartphone’. Zo kan de operator er intuïtief mee overweg, en bespaart hij tijd. De software van de weegschaal is bovendien een compleet ERP-pakket in de cloud. Zo’n systeem vormt de ruggengraat van elk modern bedrijf. U verricht er de facturatie, het voorraadbeheer, de aankoopporders … mee. Kortom, de volledige bedrijfsadministratie. Doordat het pakket in de cloud zit, bent u bij een crash niet alles kwijt en kunt u het vanop afstand benaderen. Ook bij een tweede leverancier is de grafische interface heel overzichtelijk en beschikbaar op meerdere toestellen, zo kan u zelfs eenzelfde programma gebruiken op verschillende merken van weegschalen & kassa’s (Dibal / Mettler / Poskassa).

Automatische herkenning

Aan dezelfde kassaweegschaal identificeert een verkoper zichzelf automatisch via een NFC-badge. Zo verloopt die identificatie vlot en is er geen enkele verwarring of vergissing mogelijk.

Steeds de laatste opties

Kassasystemen krijgen voortdurend updates, zodat de gebruiker steeds over de laatste opties beschikt. De kassasoftware is dan ook continu in ontwikkeling, waardoor een onderneming mee kan zijn met de laatste mogelijkheden.

Meer tijdwinst en inzicht

Ten slotte boekt u heel wat tijdwinst met een modern kassasysteem. Dit dankzij de hoge mate van automatisering en de snellere werking van het systeem an sich. Tegelijkertijd krijgt u meer inzicht in de behoeften van uw klanten, doordat u de data over de verkoop en het verbruik van artikelen kunt analyseren. Bijgevolg kunt u slimmer op klantenbehoeften inspelen.

KOSTPRIJS

De kostprijs hangt uiteraard af van type en fabrikant. Bij een eerste fabrikant betaalt u vanaf 1.000 tot 5.000 euro voor een kassaweegschaal. De tweede gesproken leverancier levert kassasystemen vanaf 295 euro (eenmalig), kassasoftware vanaf 25 euro/maand of een complete kassaweegschaal vanaf 2.000 euro. In beide gevallen hangt de precieze prijs echter volledig af van uw gewenste opties qua hardware (bv. het aantal aanraakschermen, etikettenprinters), software (bv. het aantal softwarekoppelingen met een webshop, een boekhoudpakket …) en accessoires. Die investering verdient u echter zeker terug, dankzij de tijdwinst die u boekt. En nogmaals: als delicatessenzaak of traiteur kunt u gewoonweg niet zonder een kassaweegschaal.

INSTALLATIE

Hoe snel?

Bij twee leveranciers kan een installatie meestal op korte termijn, afhankelijk van de lopende leveringen. In ieder geval wordt de timing steeds in overleg met u vastgelegd. Het andere gesproken bedrijf installeert het systeem normaal gezien binnen een tijdspanne van drie tot vier weken. Maar een snellere termijn valt te bespreken. Het benadrukt dat zijn kassaweegschalen vlot te integreren zijn.

Dienst na verkoop

Elk bedrijf blijft u ook ondersteunen na de aankoop van uw kassasysteem. Een van de gesproken leveranciers doet dit via een telefonische helpdesk, livechat, programmeurs en een technische binnen- en buitendienst. Zijn medewerkers zijn naar eigen zeggen 365 da­gen per jaar bereikbaar voor vragen en/of ondersteuning. Het andere bedrijf biedt verschillende serviceformules, met verschillende zogenaamde service level agreements. U kunt bijvoorbeeld een contract sluiten waarbij u binnen een halve dag of een volledige dag geholpen wordt. In ieder geval moet u uw moderne kassa(-weegschaal) nooit te lang missen.